CRMとExcelの顧客管理を比較｜自社に合った選び方を解説

営業案件の管理方法として、Excelを活用している企業は少なくありません。手軽に導入でき、コストも抑えられるため、特に営業担当者数が少ない企業では有効な選択肢です。

しかし、顧客数や案件数が増えるにつれて、「最新情報が分からない」「案件の進捗状況が見えない」「担当者ごとに管理方法が異なる」といった課題が発生するケースもあります。

こうした課題を解決する手段として注目されているのがCRM（顧客関係管理システム）です。 

CRMは単なる顧客台帳ではなく、営業活動や案件管理、マーケティング施策などを一元的に管理できるツールとして活用されています。本記事では、ExcelとCRMの違いを整理しながら、それぞれのメリット・デメリットや向いている企業について詳しく解説します。

ExcelとCRMは、どちらも顧客情報や案件情報を管理するために利用できます。しかし、管理できる情報の量や活用方法、業務効率への影響は大きく異なります。

Excelは「情報を記録するための表計算ソフト」であり、CRMは「顧客との関係を管理・活用するためのシステム」です。

例えば営業案件を管理する場合、Excelでは顧客名や商談状況、見積金額などを一覧で管理できます。一方CRMでは、案件情報だけでなく、過去の商談履歴やメールのやり取り、問い合わせ内容、マーケティング施策への反応なども紐づけて管理できます。

そのため、単なる情報管理だけでなく、営業活動の効率化や売上向上を目的とする場合はCRMの方が適しています。
 

CRMとは？

CRM（Customer Relationship Management）は、日本語では「顧客関係管理」と訳されます。もともとは顧客との関係性を強化し、継続的な売上向上につなげるための考え方を指します。しかし近年では、その考え方を実現するためのシステムやツールを指してCRMと呼ぶことが一般的です。

CRMには、顧客情報や営業活動履歴、問い合わせ履歴などを一元管理する機能が備わっています。例えば営業担当者が変わった場合でも、過去の商談内容や提案履歴を確認できるため、顧客とのコミュニケーションを途切れさせずに引き継ぐことが可能です。

また、複数の部署で同じ顧客データを共有できるため、営業・マーケティング・カスタマーサポートが連携しやすくなるという特徴もあります。

CRMでできること

CRMでは、顧客情報の管理だけでなく、営業活動や案件の進捗状況、顧客とのコミュニケーション履歴などを一元的に管理できます。単に顧客リストを保存するためのツールではなく、「顧客との関係を継続的に構築し、売上向上につなげるための基盤」として活用される点が大きな特徴です。
 

顧客情報の一元管理

CRMでは、企業名や担当者名、連絡先といった基本情報に加え、過去の問い合わせ内容や商談履歴など、顧客に関する情報をまとめて管理できます。例えば、ある顧客に対して過去にどのような提案を行ったのか、どの製品やサービスに興味を示していたのかといった情報を時系列で確認できます。

顧客情報が一箇所に集約されることで、担当者は必要な情報をすぐに把握でき、よりスムーズで適切な対応を行えるようになります。
 

営業案件の進捗管理

CRMでは、営業案件ごとの進捗状況を可視化できます。例えば、案件が「初回商談」「提案中」「見積提出」「契約交渉中」「受注」といったどの段階にあるのかを管理できるため、現在どれだけの案件が進行しているのかをひと目で把握できます。

また、案件ごとに受注予定金額や受注見込みを設定できるため、将来の売上予測にも活用できます。

営業担当者は次に取るべきアクションを整理しやすくなり、マネージャーはチーム全体の状況を把握しながら適切な支援や判断を行えるようになります。
 

営業活動の履歴管理

CRMでは、顧客とのやり取りを時系列で記録できます。例えば、電話でのヒアリング内容や商談時のメモ、送付したメールの内容などを顧客情報と紐づけて保存できます。そのため、「いつ、誰が、どのような対応を行ったのか」を後から簡単に確認できます。

顧客から問い合わせがあった際にも過去の経緯をすぐに把握できるため、一貫性のあるコミュニケーションを実現しやすくなります。また、担当者変更や組織拡大が発生した場合でも、過去の対応履歴を参照しながらスムーズに引き継ぎを行えます。
 

レポート・分析

CRMに蓄積されたデータは、営業活動や顧客対応の分析にも活用できます。例えば、現在どれだけの案件が進行しているのか、どの商談フェーズで停滞が発生しているのか、どの営業担当者が成果を上げているのかといった情報をレポートとして可視化できます。

さらに、受注率や平均商談期間、売上予測なども確認できるため、営業活動を感覚ではなくデータに基づいて改善できるようになります。

こうした分析を継続的に行うことで、成果につながりやすい営業プロセスや顧客対応の傾向を把握し、組織全体の営業力向上につなげることができます。

その他CRMにできることについては、以下記事をあわせてご覧ください。

Excelでも顧客管理や案件管理は可能です。実際に多くの企業が、顧客リストや案件一覧をExcelで管理しています。
ただし、企業規模や案件数が増えるほど運用負荷が高まり、管理の限界が見え始めます。
 

Excelの限界

Excelでは顧客情報や案件情報を記録できますが、CRMのような高度な管理には向いていません。例えば営業案件管理では、次のような課題が発生します。

• 情報更新がリアルタイムで反映されにくい
  ファイルをローカルで管理している場合、誰が最新データを持っているのか分からなくなることがあります。
• 活動履歴の管理が煩雑になる
  電話やメールの履歴をすべて手入力する必要があり、入力負荷が高くなります。
• 集計・分析に時間がかかる
  案件数が増えると、受注率や売上予測を算出するために複雑な関数やピボットテーブルが必要になります。
• 顧客情報と案件情報が分散しやすい
  顧客リスト、案件一覧、活動履歴などを別ファイルで管理すると、必要な情報を探すだけでも時間がかかります。

Excelで顧客管理を行うメリット

Excelには次のようなメリットがあります。

• 導入コストが低い
  すでにMicrosoft Officeを利用している企業であれば、追加コストなしで運用できます。
• 自由にカスタマイズできる
  管理項目やフォーマットを自社の業務に合わせて自由に設計できます。
• 操作に慣れている人が多い
  利用経験者が多いため、教育コストを抑えられます。

Excelを用いた顧客管理を検討している場合は、以下記事をぜひ参考にしてください。

Excelで顧客管理を行うデメリット

一方で、Excel運用には次のようなデメリットがあります。

• 属人化しやすい
  ファイルの設計や管理ルールが担当者依存になりやすく、引き継ぎが難しくなります。
• データの更新漏れが発生しやすい
  入力忘れや上書きミスなどにより、情報の正確性が低下する可能性があります。
• 他部署との連携が難しい
  営業部門だけで管理している場合、マーケティングやサポート部門との情報共有がスムーズに行えません。
• 案件数の増加に対応しづらい
  管理対象が増えるほど、ファイルの肥大化や運用負荷の増大が発生します。

ExcelとCRMのどちらが適しているかは、企業規模や営業体制によって異なります。
 

Excelが向いている企業

次のような企業であれば、Excelでも十分運用できる場合があります。

• 顧客数や案件数が少ない
• 営業担当者が1〜3名程度
• 管理項目がシンプル
• 営業プロセスが複雑ではない
• 将来的なデータ活用を想定していない

例えば創業間もない企業や、小規模事業者であればExcelからスタートする選択肢も有効です。
 

CRM導入を検討するべき企業

一方で、以下のような課題を感じている場合はCRMの導入を検討するタイミングといえるでしょう。

• 営業担当者が増えている
• 案件の進捗状況が見えない
• 情報共有に時間がかかる
• 営業活動が属人化している
• 売上予測の精度を高めたい
• 顧客データをマーケティングに活用したい

例えば営業担当者ごとにExcelファイルを管理している場合、マネージャーが全体状況を把握することが難しくなります。

CRMであれば案件状況をリアルタイムで可視化できるため、適切な営業支援や意思決定が可能になります。
 

CRMは顧客情報を管理するためのツールですが、その真価は他のツールと連携したときに発揮されます。

企業では、見込み客の獲得から商談、受注、その後のサポートまで、さまざまな部門が顧客と関わっています。しかし、それぞれの部門が別々のツールで情報を管理していると、顧客情報が分断されてしまい、スムーズなコミュニケーションが難しくなります。

そこで重要になるのが、CRMを中心にデータを集約し、マーケティングや営業活動と連携する仕組みです。
 

MA・SFAとの連携による途切れないコミュニケーション

CRMは、MA（マーケティングオートメーション）やSFA（営業支援システム）と連携することで、顧客との接点を一元管理できるようになります。

MAとは、見込み客の獲得や育成を支援するツールです。例えば、資料請求をした人に自動でメールを配信したり、Webサイトの閲覧状況を把握したりすることで、見込み客の興味関心を高める施策を実施できます。

一方、SFAは営業活動を管理するためのツールです。商談の進捗状況や案件情報、営業担当者の活動内容などを可視化し、営業プロセスの効率化を支援します。

これらをCRMと連携すると、顧客との最初の接点から受注後のフォローまで、一連の情報を共有できるようになります。例えば、ある見込み客が資料をダウンロードし、その後複数回Webサイトを訪問していた場合、その情報を営業担当者が把握した上で商談に臨むことができます。

また、受注後も過去の商談履歴や問い合わせ内容を参照しながらサポートを行えるため、顧客は担当部署が変わっても一貫した対応を受けられます。

このように、CRMを中心としてマーケティングと営業、カスタマーサポートをつなぐことで、顧客とのコミュニケーションが途切れにくくなり、より良い顧客体験の提供につながります。

CRMとSFA、MAそれぞれの機能や役割、違いについて理解を深めたい場合は、以下の記事をご覧ください。

データ活用でより効果的な顧客管理を実現するには

顧客との関係を長期的に構築するためには、顧客データを蓄積するだけでは不十分です。蓄積したデータを営業活動やマーケティング施策に活用し、顧客一人ひとりに合わせたアプローチを行うことが重要になります。

HubSpotは、CRMを中心にマーケティング、営業、カスタマーサービスの機能を統合したカスタマープラットフォームです。顧客情報や問い合わせ履歴、商談状況、マーケティング施策の成果などを一元管理できるため、部門を横断したデータ活用を実現できます。

また、CRMに蓄積された顧客データや商談情報をもとにAIが業務を支援する「Breeze」も提供しています。例えば、商談内容の要約やミーティング準備、コンテンツ作成の支援、顧客データからのインサイト抽出などを行えるため、営業担当者やマーケティング担当者の業務効率化につながります。

AIがCRM上のデータを活用してサポートすることで、日々の情報収集や分析にかかる時間を削減し、顧客対応により多くの時間を使えるようになります。

Excelによる顧客管理では、情報の集約や分析、部門間の共有に限界を感じる場面も少なくありません。顧客データを営業やマーケティングに活用しながら、より効率的な顧客管理を実現したい場合に、HubSpotが選択肢の一つとなるでしょう。

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CRMとExcelを用いた顧客管理・案件管理について、よくある質問をまとめました。
 

Q1. CRMとExcelの大きな違いは何ですか？

CRMとExcelとの大きな違いは、「情報を記録する」か「顧客との関係を管理・活用する」かという目的の違いです。

Excelは顧客情報や案件情報を記録・管理するための表計算ソフトです。一方で、CRMは顧客情報だけでなく、商談履歴や問い合わせ履歴、営業活動の記録、案件の進捗状況などを一元管理し、営業活動の効率化や売上向上に活用するためのシステムです。

つまり、Excelが「情報を保存する場所」であるのに対し、CRMは「顧客との関係を継続的に構築し、成果につなげるための基盤」として機能します。
 

Q2. CRMを導入すると、どのような業務を効率化できますか？

CRMでは、顧客情報の管理、営業案件の進捗管理、営業活動の履歴管理、レポート分析などを効率化できます。

例えば、顧客との過去のやり取りをすぐに確認できたり、案件の進捗状況をリアルタイムで把握できたりします。また、受注率や売上予測などのデータを自動で集計・分析できるため、営業担当者やマネージャーの業務負担軽減にもつながります。
 

Q3. どのような企業であればExcel管理でも十分ですか？

顧客数や案件数が少なく、営業体制がシンプルな企業であれば、Excelでも十分に運用できる場合があります。

例えば、営業担当者が1〜3名程度で、管理項目が少なく、複雑な営業プロセスがない企業であれば、Excelの手軽さや低コストというメリットを活かせます。一方で、事業拡大に伴い案件数や担当者数が増える場合は、将来的にCRM導入を検討することも重要です。
 

Q4. CRM導入を検討するべきタイミングはいつですか？

情報共有や案件管理に課題を感じ始めたタイミングが、CRM導入を検討する目安です。

例えば、「営業担当者ごとに管理方法が異なる」「案件の進捗状況が見えない」「売上予測の精度を高めたい」「顧客情報をマーケティングにも活用したい」といった課題がある場合は、CRMによる一元管理が効果的です。
 

Q5. CRMはなぜMAやSFAと連携すると効果的なのですか？

顧客との最初の接点から受注後のフォローまで、一貫した情報管理ができるようになるためです。

MAは見込み客の獲得や育成、SFAは営業活動の管理を担います。これらをCRMと連携することで、顧客がどのような経緯で問い合わせを行い、どのような商談を経て受注に至ったのかを一元的に把握できます。

その結果、部門間の情報共有がスムーズになり、顧客に対してより適切なコミュニケーションを行えるようになります。
 

営業案件の管理方法としてExcelを利用する企業は多いものの、顧客数や案件数の増加に伴い、情報共有や進捗管理、データ活用に課題が生じるケースがあります。そうした課題を解決する手段としてCRMが活用されており、近年では営業活動やマーケティング活動の基盤として導入する企業が増えています。

CRMとExcelの主な違いを押さえておきましょう。

自社に適した管理方法を判断する目安として、以下のポイントを確認しましょう。

• 顧客数や案件数が少なく、営業担当者も少人数であればExcelでも運用しやすい
• 営業プロセスがシンプルで、将来的なデータ活用を重視していない企業はExcelが向いている
• 営業担当者が増え、案件の進捗状況を可視化したい企業はCRMを検討するべき
• 情報共有や引き継ぎに課題を感じている企業はCRMの導入効果を得やすい
• 顧客データを営業やマーケティングに活用し、売上向上につなげたい企業はCRMが適している

ExcelとCRMはそれぞれ特性が異なります。自社の営業体制や課題を整理した上で、どちらが現状に合っているか、また将来の成長を見据えてどちらを選ぶべきかを検討することが重要です。

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