営業案件 & 進捗管理テンプレートで一元管理を実現！
案件管理とは
案件管理とは、顧客情報を可視化し、取引先ごとに営業の進捗状況を管理することです。
十分な案件管理を行えていない状況では、各案件の管理をそれぞれの営業担当が行うため、「ミス・漏れがあっても気づかれにくい」「勘や経験に頼るところが大きく、技術が標準化しない」「適切なタイミングでの顧客アプローチが難しい」といった課題が生まれます。その結果、機会損失が多くなり、売上の向上がなかなか見込めないといった事態になるリスクがあります。
個人の能力に頼らず組織の力で営業効率を上げていくためにも、顧客に関連する情報を整理する案件管理は重要です。
案件管理では、主に次のような情報を取り扱います。
- 取引先名
- 案件名
- 担当者
- 商談日
- 商談内容
- 商材名
- 進捗状況
- 担当者の行動履歴
- 受注見込み率
- 受注予定日
- 売上見込み額
- 失注理由
案件管理を行うと、状況に応じて営業担当者に適切なアドバイスができるようになります。営業フローの課題も明確になるため、案件管理に取り組むことは顧客体験の向上につながります。
企業側のメリットとしては、業務効率化や売上の増加が期待できるでしょう。
案件管理の各手法と手法ごとのメリット・デメリット
ここでは、案件管理の主な手法を3つ紹介します。無料のツールと有料のツールがあるため、費用対効果も考慮しながら最適なツールを検討しましょう。
| 手法 | 費用感 | メリット |
| Excel / Google スプレッドシート | 低（無料〜数千円/月程度） | すぐ始められる、柔軟に作れる、初期コストが低い |
| タスク管理ツール | 中（数百〜数千円/人/月） | 進捗が見えやすい、抜け漏れ防止、チーム共有しやすい |
| SFA／CRM | 中〜高（数千〜数万円/人/月＋初期導入費） | 案件管理を標準化しやすい、顧客/案件/活動を一元管理できる、分析・予測・自動化に強い |
エクセル（Excel）・Google スプレッドシート
エクセル（Excel）やGoogle スプレッドシートなどの表計算ソフトを活用した案件管理は、多くの企業で採用されている手法です。
HubSpotが2025年に実施した営業実態調査によると、顧客情報の管理方法として表計算ソフトを使っていると回答した方の割合は、PCインストール型が20.1%、クラウド型が11.3%となっています。ツールの多様化が進む今もなお、表計算ソフトによる管理が一定数の企業に根づいていることがわかります。
SFAやCRM（顧客関係管理）ツールといったデジタルツールの導入も進んでいますが、エクセルやGoogle スプレッドシートを用いた案件管理を行っている企業も依然として多いことがうかがえます。
【エクセル・Google スプレッドシートを利用するメリット】
- 特別なツールを導入することなく、気軽に案件管理を始められる
- Google スプレッドシートなら無料
- 自社に合わせた案件管理の仕様をカスタマイズできる
【エクセル・Google スプレッドシートを利用するデメリット】
- 案件管理のシート作成には専門的な知識が必要で、属人化しやすい
- 案件が増えると管理が煩雑になりやすい
- 会議資料やレポートへの変換も基本手作業で、データのドリルダウンにも向かない
タスク管理ツール
タスク管理ツールは、各担当者が行うべきタスクを一覧表として可視化するツールです。期日やタスクの種類、優先度などの詳細情報を分類し、効率的に管理できます。また、コメントの追加やファイル添付にも対応しており、コミュニケーションの簡略化も可能です。
【タスク管理ツールを利用するメリット】
- 管理者と各営業担当でタスクを共有できる
- 属人化を防ぎ、必要な営業活動や顧客へのアプローチを漏らさず対応できる
【タスク管理ツールを利用するデメリット】
- 顧客情報の一元管理には向かない
- 改善につながるデータの分析が難しい
SFA／CRM
SFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理）ツールは、営業活動の進捗や履歴、顧客情報を一元管理するためのものです。
SFAは営業活動を全般的に管理するツールで、受注予定日や見込み額など、案件に関する情報をリアルタイムで更新・確認できます。蓄積されたデータから営業の成功パターンを導き出すことも可能で、効果的な営業活動の改善が可能です。
CRMツールは、顧客情報を管理するためのツールです。顧客の社名や住所といった連絡先だけでなく、購入履歴やメルマガの開封履歴、Webサイトの訪問履歴なども記録できます。顧客の状況や行動をもとにしたアプローチを行うことで満足度を高め、企業と顧客の間に良い関係性を構築することを目的としていることから、CRM（Customer Relationship Management）と名づけられました。
顧客と良好な関係を築くと、リピーターの増加につながります。さらに、リピーターが良い口コミを広げてくれることで、新たな見込み客の醸成にもつながるため、企業にとっても大きなメリットがあります。
SFAとCRMを併用することで、より効果的な案件管理が可能になります。そのため、近年は両方の機能を統合したタイプのツールも増えています。
【SFA／CRMを利用するメリット】
- 顧客情報を一元管理し、フェーズごとに必要な施策・アプローチを漏れなく実施できる
- 管理者と各営業担当で同じ情報を共有でき、属人化を防ぎつつスキルの標準化もできる
- 蓄積したデータをツールの機能で分析することで、データドリブンな改善や経営判断が行える
【SFA／CRMを利用するデメリット】
- これまでの営業活動からの移行が難しい場合がある
- 営業部門だけでなく他部門とも共有し、ツール使用の理解を得て使用法を浸透させる必要がある
当社HubSpotでも、CRMを基盤とした統合型プラットフォーム「HubSpot」を提供しています。HubSpotでは、SFAの機能を持つSales Hubを導入することで顧客情報から営業の商談状況まで一元管理が可能となります。
HubSpotは、CRMを基盤とした統合型プラットフォームであり、SFAの機能を持つSales Hubを導入すると、顧客情報から営業の商談状況などまで一元管理が可能です。
無料版もあるため、小規模にスタートしたい方は、ぜひ無料版から試してみましょう。
案件管理を行うメリット
ここでは、案件管理を行う主なメリットを紹介します。
- 進捗状況をリアルタイムで確認できる
- 営業活動の属人化を防げる
- 営業活動に関して重要な意思決定ができる
- 営業プロセスが改善できる
- 関連部門との連携を円滑に行える
進捗状況をリアルタイムで確認できる
案件管理を行うことで、案件の進捗状況をリアルタイムに確認できます。それにより、未対応の案件や商談の停滞にいち早く気付くことができ、営業活動の最適化につながります。
営業の案件管理に役立つSFA（営業支援システム）なら、進捗の遅れを見逃さないために、遅延している案件の色を変化させたり、アラートを表示させたりといった設定が可能です。
エクセルやスプレッドシートを使った案件管理を行っている場合は、SFAに切り替えることで、案件管理の効果をより高めることができるでしょう。
営業活動の属人化を防げる
営業活動を組織全体で共有すると、情報の属人化を防げることもメリットのひとつです。担当者が抱える案件や進捗状況を全員で把握できるため、特定の担当者に依存せず、誰でも対応できるようになります。結果として、営業活動の効率化や業績アップが見込めます。
また、重要な案件にスキルの高い担当者を割り当て、必要に応じてマネジメント層が同行して受注率を高めるなどの、戦略的な営業活動にも役立ちます。
営業活動に関して重要な意思決定ができる
SFAなどのツールを活用した案件管理は、営業活動の重要な意思決定にも効果を発揮します。営業担当者が、各案件の受注見込み率や見込み額をシステムに入力すると、組織全体で数字を把握できるようになるためです。
システムに蓄積されたデータは、経営戦略の策定やリソースの適切な分配などに役立ちます。例えば、特定の案件に対してリソースを重点的に配分すると、受注率を高めることが可能です。
案件ごとの性質を見極め、適切なタイミングで必要なアクションを取ると業績アップにつながります。案件管理は営業活動の全体を可視化し、より戦略的な意思決定を実現するための方法ともいえるでしょう。
営業プロセスが改善できる
すべての案件の記録をシステムに残し、受注や失注の要因を分析すると、営業プロセスを改善できます。営業ノウハウを蓄積することで、人材育成にも役立てられるでしょう。
SFAを活用した案件管理を行うと、営業プロセスのボトルネックが客観的な数値で把握できます。営業担当者の成果に差がある場合は、パフォーマンスの良い担当者の活動内容を参考にすることで、チーム全体のスキルの底上げが可能です。
データに基づいた改善策の実施は、営業の最適化や体制強化に不可欠です。
さらに、AIを活用したSFAでは、蓄積されたデータから失注パターンや成功要因を自動で分析し、営業プロセスの改善サイクルを大幅に短縮することも可能です。
HubSpotが実施した営業実態調査2026では、生成AIを習慣的に活用している営業担当者ほど商談準備の質が高まり、ROIを実感しているという傾向が明らかになっています。ツールの導入とあわせて、AIの活用習慣をチームに根付かせることも、今後の営業プロセス改善における重要な視点です。
関連部門との連携を円滑に行える
SFAに入力したデータは、他部門ともリアルタイムで共有が可能です。
例えば、マーケティング部門とデータを連携すると、顧客に合わせた商談・提案を行うためのサポートが期待できます。また、カスタマーサポート部門が顧客の情報を正しく把握することで、相手のニーズに合ったサポートの提供が可能になります。
案件管理の必須項目
案件管理では、次の項目を必須の項目として設定しましょう。
- 担当者
- 進捗状況
- 顧客情報
- 受注予定日・確度
- 予想売上金額
それぞれの項目が必要とされる理由を解説します。
担当者
案件管理は、各案件の担当者の明確化が重要です。各案件に対して誰が担当しているかを記録すると、案件が放置されるリスクを防げます。
また、担当者を明確にすることで案件の的確な割り振りが可能になり、一部の担当者がオーバーワークになることを回避できます。案件の進捗状況が管理しやすくなることもメリットといえるでしょう。
進捗状況
進捗状況の管理は、案件の円滑な進行を確保し、チーム全体の生産性を向上させるうえで重要です。
各案件のフェーズを常に記録しておくと、マネージャーが進捗を管理することが可能になります。また、商談前にロールプレイングの実施を提案したり、進捗が滞っている場合にはヒアリングを行ったりするなど、状況に応じたサポートにも役立ちます。担当者自身も、案件の進捗状況を常に意識して動くようになるでしょう。
顧客情報
会社名や事業所名、担当者の名前や特徴などの顧客情報も、案件管理の必須項目です。
取引先の情報は、事業所の移転や担当者の変更などによって頻繁に変わります。最新の情報が部門内で共有されていないと、過去の情報をもとに連絡を行ってしまうことも考えられます。
場合によっては顧客との信頼関係を損なう可能性もあるため、常に最新の情報を関係者全員が閲覧できるようにしておくことが重要です。
受注予定日・確率
受注予定日を適切に管理すると、最適なタイミングで顧客に提案ができたり、受注予定日から逆算して営業活動を効率的に進めたりすることが可能です。スケジュールをチーム内で共有しておくと、マネージャーやほかのメンバーからアドバイスをもらえることもあるでしょう。
また、受注見込み率を考慮したうえで案件管理を実施すると、案件数や価格に基づいた売上の予測を立てることもできます。受注見込み率の把握により、どの案件にリソースを優先すべきかが明確になり、成約率の向上にもつながります。
予想売上金額
案件ごとの見積金額を記録し、受注見込み率と組み合わせると、より精度の高い売上予測が立てられます。今後の収益見通しを把握し、リソース配分を最適化できることは、営業部門にとって重要です。
また、予想売上額と実際の売上にギャップが生じた場合は、その要因を分析することで課題がわかるため、営業フローの改善にも効果的です。
案件管理ツール導入の基本ステップ【エクセル or SFA】
案件管理ツールを導入する際は、現場で定着し成果につなげるために、段階的に進めていくことが重要です。
ここでは、Excelで管理を始める場合と、SFAを導入する場合の両方を踏まえて、基本的な導入ステップをご紹介します。
STEP1. 現状分析と課題の明確化
まずは、現在どのように案件管理を行っているのかを整理します。
案件情報が個人のメモやメールに散在していないか、進捗状況が見えにくくなっていないか、担当者ごとに管理方法がバラバラになっていないかなどを確認しましょう。
そのうえで、「案件状況を一覧で見える化したい」「属人化を防ぎたい」「売上予測の精度を高めたい」といった導入目的を明確にします。課題が整理されていないと、ツール選定や運用ルールも曖昧になりやすいため、最初の工程は特に重要です。
STEP2. 管理方法を選定する（エクセルかSFAか）
次に、自社に適した管理方法を選びます。案件数が少なく、まずは低コストで始めたい場合はエクセルでも対応可能です。入力項目や管理表を柔軟に作れるため、小規模組織や導入初期には有効な選択肢といえるでしょう。
一方で、案件数が多い企業や、複数名でリアルタイムに情報共有したい場合、営業活動の履歴管理や分析まで行いたい場合はSFAの導入が適しています。SFAは進捗管理、売上予測、レポート作成などを効率化しやすく、中長期的な営業強化にもつながります。
STEP3. 必要項目・運用ルールを設計する
ツールが決まったら、案件管理に必要な項目を定義します。たとえば、顧客名、担当者、案件金額、受注確度、次回アクション、受注予定日などが代表例です。
あわせて、「いつ入力するか」「誰が更新するか」「案件ステージは何段階にするか」といった運用ルールも決めておきましょう。エクセルでもSFAでも、ルールが曖昧だと情報の精度が下がり、管理ツールとして機能しにくくなります。
STEP4. 試験運用を行う
いきなり全社展開するのではなく、まずは一部チームや営業担当者で試験運用を行うのがおすすめです。実際に使ってみることで、入力しづらい項目や使いにくい管理フロー、不要な作業などが見えてきます。
エクセルの場合はフォーマット改善、SFAの場合は画面設定や入力項目の見直しなど、現場の声を反映しながら調整することで、本格導入後の定着率が高まります。
STEP5. 本格導入と社内定着化
試験運用で課題を改善したら、本格導入へ進みます。全担当者へ利用目的や入力ルールを共有し、必要に応じてマニュアルや研修を実施しましょう。
特にSFAは「入力負担が増える」と感じられることもあるため、案件の見える化や売上予測の精度向上など、利用メリットを丁寧に伝えることが重要です。管理職が積極的に活用することで、現場にも定着しやすくなります。
STEP6. 効果測定と継続改善
導入後は、案件更新率、商談化率、受注率、営業会議の効率化、売上予測精度などを確認し、効果測定を行います。
エクセル管理で限界を感じた場合はSFAへの移行を検討する、SFA導入後に使われていない機能があれば設定を見直すなど、継続的な改善が大切です。案件管理ツールは導入して終わりではなく、営業成果を高めるために育てていく仕組みといえるでしょう。
スムーズに案件管理を行うコツ
ここでは、案件管理をスムーズに行うコツを3つ紹介します。
- 進捗を毎日確認する
- 管理項目や記入方法のルールを定める
- 案件管理の目的をチームで共有する
進捗を毎日確認する
案件管理で進捗を確認する頻度が少ないと、プロジェクトの遅れに気付かない可能性があります。そのため、進捗は毎日確認しましょう。適切な対処ができないことで、問題が大きくなってしまうことも考えられます。
例えば、資料請求を行った見込み客へのファーストコンタクトが遅れると、商談の機会を逃してしまう可能性があります。
業務開始直後や終了前など、時間を決めて進捗確認をルーティン化すると良いでしょう。
管理項目や記入方法のルールを定める
管理項目や入力方法のルールを定めると、いつ誰が確認しても案件の進捗を正確に把握できます。また、情報の粒度が統一されることで、案件ごとの比較が容易になる点もメリットです。
例えば、確実に受注できると思われる案件は「Aクラス」、次に受注の可能性が高い案件は「Bクラス」など、ルールを定めて分類すると、進捗の見える化にも効果があります。
営業担当者とマネージャーで、ルールに対する認識を統一しておくことも大切です。
案件管理の目的をチームで共有する
案件管理を行う際は、目的を決めてチームで共有しましょう。説明がないまま営業担当者に情報提供を求めても、うまく機能しないので注意が必要です。
例えば、成功パターンや失敗パターンをチーム全体で共有し、担当者全員が成果を出せるようになることを目的として共有するケースもあります。営業担当者にとってもメリットがあることを理解してもらえると、協力を得やすくなります。
【Q&A】案件管理に関するよくある質問
最後に、案件管理についてよくある質問をまとめました。
Q1. 案件管理とは何ですか？
案件管理とは、顧客ごとの商談状況や営業活動の進捗、受注予定日、売上見込み額などを一元管理することです。営業状況を可視化することで、適切なアクションや売上予測、組織的な営業活動につなげやすくなります。
Q2. 案件管理はエクセルでもできますか？
はい、エクセルやGoogle スプレッドシートでも案件管理は可能です。低コストで始めやすく、自由に項目設計できる点がメリットです。
ただし、案件数の増加や複数人での運用、分析やリアルタイム共有が必要になると、管理負荷が高くなります。
Q3. エクセルで案件管理する限界はどこですか？
エクセルは低コストで始めやすい一方、案件数や利用人数が増えると更新漏れ・入力ミス・ファイル管理の煩雑化が起こりやすくなります。
案件が増え、組織的な営業管理が必要になった段階で、SFAなどの専用ツールを検討する企業が多く見られます。
Q4. 案件管理システム（SFA）とは何ですか？
案件管理システムとは、営業案件の進捗、担当者、受注見込み、売上予測などを一元管理できるツールの総称です。その代表例がSFA（営業支援システム）で、営業活動の履歴管理、案件の可視化、レポート分析、商談管理などを通じて、営業組織全体の生産性向上を支援します。
Q5. 案件管理で最低限入力すべき項目は何ですか？
一般的には、担当者名、顧客情報、進捗状況、受注予定日、受注確度、予想売上金額などが重要です。
これらの情報がそろうことで、案件の優先順位付けや売上見込みの把握がしやすくなります。
Q6. 案件管理を定着させるコツはありますか？
入力ルールを明確にすること、進捗確認を習慣化すること、そして「なぜ案件管理を行うのか」という目的をチームで共有することが重要です。
Q7. SFAとCRMは連携するべきですか？
SFAは商談や案件管理に強く、CRMは顧客情報や関係構築の管理に強みがあります。
両者を連携すると、見込み客獲得から商談、受注後のフォローまで顧客情報を一貫して活用できるため、営業・マーケティング・サポート部門の連携強化にもつながります。
ツールを導入して案件管理を効率化しよう
見込み客の数を増やすことは重要ですが、それよりも重要なのは、「創出した見込み客と、どのように良い関係性を構築するか」ということです。
営業の成果を上げるには、顧客視点で考える営業活動が不可欠といえるでしょう。リアルタイムの顧客情報を社内で共有し、案件管理によって営業活動の状況を可視化することで、見込み客の状況やニーズに合った提案が可能になります。
HubSpotは、顧客情報を一元管理するCRMが基盤となったシステムです。営業活動の最適化や効率化に役立つ「Sales Hub」とあわせて使用することで、顧客情報をもとにした営業活動を実現できるのが特徴です。SFAやCRMの導入が初めての方でも迷わないよう、丁寧なサポートも行っています。
無料版もあり、小規模にスタートできるため、案件管理方法に悩んでいる方はSales Hubの導入をぜひご検討ください。
案件管理の基盤を整えたら、次はAIを活用した営業活動への進化も視野に入れてみてください。買い手の購買行動が変化しつつある今、顧客データを活かして一人ひとりに最適なアプローチを届けることが、これからの営業組織に求められる姿です。HubSpotの営業実態調査2026では、この変化の最前線を詳しく解説しています。
