GDPRとHubSpot

法律上の理由（「法的根拠」と呼ばれる）がなければ、Acme社はAnaのデータを使用することができません。この法的根拠にはいくつかのタイプがあり、企業の通知に対する同意（Anaにオプトインの内容を知らせ、Anaがオプトインする）がその1つです。他にも、契約の履行（AnaがAcme社の顧客であり、Acme社がAnaに請求書を送る場合など）や、GDPRで「正当な利害関係」と呼ばれるもの（AnaがAcme社の顧客であり、購入済みの製品に関連する製品の情報をAcme社がAnaに提供しようとする場合など）も法的根拠として認められます。

企業は各コンタクトについての法的根拠を追跡管理できる必要があります。

複数選択可能な新しいプロパティーを追加し、法的根拠を追跡できるようにします。このプロパティーは手動もしくは自動処理を通じて編集可能です。たとえば、Anaが契約に署名したら法的根拠のプロパティーを設定するように、ワークフローを自動化できます。

さらに、この新しいプロパティーのプロパティー履歴を使用すれば、法的根拠の割り当て状況を追跡し、監査することができます。

詳細については担当のアカウントマネージャーまでお問い合わせください。

法的根拠の1つとなるのが、適切な通知に基づく同意です。

GDPRの規定によれば、Anaの同意を得るためには複数の要件が満たされていなければなりません。

• オプトインする内容についてAnaに知らせる必要があります。これを「通知」と呼びます。

• Anaが自ら積極的にオプトインする必要があります（チェックボックスをあらかじめオンにしておくのは無効）。Anaがフォームを送信しただけでは、企業から配信されるすべてのコンテンツの受信に同意していることにはなりません。

• 同意の内容を詳しく定義しておく必要があります。つまり、Anaの個人データをどのように処理して使用するかについて、さまざまな方法（マーケティングEメールや営業電話など）を明示しておかなくてはなりません。Acme社はAnaが何に同意し、何を通知され、いつ同意したかを記録し、監査用の証拠として残す必要があります。

HubSpotには、GDPR要件を満たしながら、できるだけ簡単に同意の収集、追跡、管理を行えるような機能が追加されます。

ハブスポットのお客様が新規顧客を獲得する手段として主に活用しているのは、フォーム（リードフローを含む）、メッセージ（コミュニケーション機能）、ミーティングの3つのツールです。AnaとAcme社との関係は、こうしたチャネルのいずれかを通じて始まります。
これらの3つのツールでは、AnaがAcme社に（フォーム上のテキストボックスを使用して）情報を提供する前に、Anaに対して必要な通知を行い、Anaに同意の意思がある場合に適切な同意を収集できるようになります。

通知に詳細情報を追加できるため、追加の通知条項（プライバシー通知など）の参照が必要な場合には、参照用のハイパーリンクをフォームに挿入できます。
Anaが情報を送信した後、HubSpotではAnaに対して表示された通知のメッセージ、Anaの同意内容に関する情報、情報を送信した日時のタイムスタンプが保管されます。

インポート、API、手入力といった他の形式によるコンタクトの作成についても、同レベルの同意追跡機能を提供します。

こうした変更と並行して、HubSpotのサブスクリプション設定ページを更新し、GDPR対応のニーズをサポートします。現在はサブスクリプション設定ページでAnaがさまざまなコミュニケーションタイプのオプトアウト設定を行えるようになっています。今後はこのページを更新し、オプトイン設定をサポートする予定です。

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Anaが随時（データ主体として）自身の同意した内容を確認し、同意を取り消す（または自身のデータの処理方法に対して異議を申し立てる）ことができるようにする必要があります。同意を示すのと同じくらい簡単に同意を取り消せなくてはなりません。

HubSpotでは、AnaはAcme社のサブスクリプション設定ページで同意を取り消すことができます。このページで同意の取り消しを実行すると、各タイプのコミュニケーションに対するAnaの積極的オプトインの情報に反映されます。Anaは企業のサブスクリプション設定ページで、簡単に同意の取り消しを行えます。もう1つの方法として、Anaから同意の取り消し依頼を受け取った場合には、先ほど説明した法的根拠に関するコンタクトプロパティーを変更することができます。

さらに、Sales Hub経由で送信される1対1のEメールのすべて（シーケンスツールで送信されるメッセージを含む）に、サブスクリプション解除のためのリンクを挿入できるようになります。

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Cookieを使用してAnaの行動を追跡する旨を（Anaが理解できる言語で）Anaに通知し、Cookieによる追跡に対してAnaの同意を得る必要があります。

*** 今後eプライバシー規則が施行されれば、Cookieに関する規制に影響を及ぼすことが予想されます。それに伴い、改めて製品を調整する予定です。

GDPRに沿ったデータの削除は、HubSpotポータルから実行できます。

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AnaにはAcme社に対し、自身に関して同社が保有するすべての個人情報を削除するよう要求する権利があります。Anaから削除を要求された場合、GDPRの規定により、Acme社にはEメールの追跡履歴、コールレコード、フォームの送信内容を含む、Anaのコンタクトレコードをデータベースから永久に削除することが求められています。

多くの場合、企業は個人情報の削除要求に30日以内に対応する必要があります。この削除の権利は絶対的なものではなく、要求の内容に応じて異なるため、常に適用されるとは限りません。

GDPRの要件に沿った永久的なデータの削除は、HubSpotポータルから実行できます。

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Anaは自身のデータの削除を要求できるのと同様に、Acme社が保有する自身の個人データへのアクセスを求めることができます。個人データとは、Anaの氏名やEメールアドレスなど、個人を特定可能なすべてのデータを指します。Anaからアクセスを要求された場合、Acme社は（管理者として）対象のデータの写しを提供する必要があり、場合によっては機械で読み取り可能な形式（CSVやXLSなど）で提供します。

Anaはさらに、データの処理に関する適法性の参照と確認を求めることもできます（前述の説明をご覧ください）。

HubSpotを使用すると、機械で読み取り可能な形式で簡単にAnaのコンタクトレコードをエクスポートし、アクセスまたはポータビリティーの要求に応えることができます。タスク、メモ、コールといったエンゲージメントデータはコンタクトレコードのエクスポートでは書き出せませんが、CRMのエンゲージメントAPIを使用すればアクセスできます。

Anaのデータの処理に関する適法性は、先ほど言及した、対応付けられているコンタクトプロパティーを使用して確認できます。

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Anaは、自身のデータの削除やアクセスを要求できるだけでなく、自身の個人情報が不正確または不完全だった場合に、Acme社に対して情報の変更を求めることができます。Anaから要求があった場合、Acme社はそうした変更依頼に応えられなくてはなりません。

HubSpotを使用していてAnaに個人情報の変更を求められた場合、Acme社（または同社のポータル管理者）はAnaのコンタクトレコード内で情報変更に対応できます。

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GDPRでは、保管中および転送中のデータの暗号化からアクセス制御、データの仮名化および匿名化まで、多数のデータ保護対策の実施が義務付けられています。

ハブスポットは、GDPR対応の一環として、セキュリティー統制策の全般的な向上に取り組んでいます。

ハブスポットのインフラストラクチャーチームは、暗号化に関する業界の標準的な手法を採用する以外に、認証、許可、監査に関してシステムを大幅に強化することで、お客様データのさらなる保護を目指しています。
こうしたセキュリティー対策の詳細については、実装後に改めてこのページでお知らせします。

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